ご利用シーン｜マンション内情報共有システム「COLLABO」

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ご利用シーン

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マンション管理・コミュニティシステム「コラボ」のご利用シーンを紹介します。

エントランスの掲示板を住民が見てくれないので、情報共有が徹底されない。。。

コラボなら・・・

コラボの「お知らせ掲示板」を使えば、Word 、Excel 、PDF等のファイルを簡単にアップロードすることで、居住者のメールにお知らせが届きます。これまでの紙の掲示板に加えて、メールでPCや携帯に迅速にお知らせが届くので、居住者の見落としも少なくなり情報共有が効率化されます。
理事会の時間が長すぎる。。。ＩＴで効率化できないものか。

コラボなら・・・

ビジネスでもマンション理事会でも、会議を短くするには事前の段取りが重要です。例えば、コラボを利用しているあるマンションでは、事前に管理会社ご担当者様が、コラボの「理事会会議室」「共有ファイル（理事会・管理会社）」を使って理事会当日の資料をUPしておきます。ある程度、事前に理事が資料に目を通しておくことで、議事が効率化されます。また理事会の議事録の内容確認もコラボ上で行うことで、理事会終了後の理事会議事録完成までの時間も短縮されます。
防災の観点からも緊急時に一斉に情報共有できる仕組みが欲しい

コラボなら・・・

東日本大震災の時には各地にてコラボが多いに活用されました。例えば、毎日のように計画停電をしていた神奈川県のマンションでは、「お知らせ掲示板」のメール配信機能を使って計画停電情報を配信しました。紙の各戸配布よりスピーディーかつ効率的に情報共有できました。さらに、コラボでは東日本大震災の経験から、新たに「防災」メニューを追加し、マンションの防災情報の共有化、安否確認システム等、マンションの防災を支援するメニューを拡充しております。
理事会活動の引継ぎが大変。（過去の理事会資料を電子保管化したいな）

コラボなら・・・

コラボでは様々なファイル共有機能があります。例えば、全住民で共有したい資料は「共有ファイル」に、理事会メンバーのみで共有したい資料は「理事会支援」の「共有ファイル」を利用可能です。また、大規模修繕委員会等、各種委員会メンバーだけでのファイル共有も簡単に行えます。ご存知のように、マンション管理、理事会の活動は多くの書類保管を必要とします。コラボの「共有ファイル」を使って、電子保管することでいつでも欲しい資料にアクセス出来、理事会や委員会の引継ぎにも有効です。
誰かマンション内に共通の趣味を持つ仲間との交友があればいいなぁ・・・

コラボなら・・・

より良いマンションコミュニティ形成には、適度なコミュニケーションの場が必要です。でも、共通の趣味を持つ人に出会うのは至難の業。コラボの「コミュニティ」メニューでは、グループを作成して同じ興味関心を持つ者同士が、簡単にコミュニティグループを作成し情報共有できます。マンション内サークルがある大規模マンションでは、メンバー集めや活動報告に積極的に利用されています。
ゲストルームの予約をネットでやりたい（予約状況を見たい）

コラボなら・・・

「パーティールームの予約をしようと管理室に行ったら、もう管理人さんが帰っていた。」「自宅や会社、外出先からも来客用駐車場の利用状況が分かればいいのに。。」私たちはこのようなマンション住民さんに声をよく聞いてきました。もちろん、コラボの「施設予約」を使えば、こんな悩みとは無縁です。コラボは、多くの導入実績から、多くのマンションの使用細則（＝共用施設の予約運用ルール）に合わせたカスタマイズができるので、住民だけでなく多くの管理会社様からも業務効率化出来たと喜ばれています。
アンケートの作成、集計をスムーズにおこないたい

コラボなら・・・

よいマンション管理を行うには、何よりも居住者の声をしっかり、理事会活動やマンション管理に反映させることが重要です。マンション内では居住者アンケートを行うことが多いのですが、アンケートの回収率や、回収後の集計の手間を嘆く声はとても多いです。コラボの「アンケート」機能を使えば、簡単にWEBアンケートを作成することができ、自動集計もされ、非常に便利です。
イベントの写真を住民みんなで共有したい

コラボなら・・・

大規模マンションでは、マンション内で定期的にお祭りやイベント等の行事も多く実施されます。その際に、撮影した写真をマンション内でクローズドに共有したいというニーズに、コラボの「フォトアルバム」は多く利用されています。これまでイベントに不参加だった住民も、楽しそうなイベントの写真を見て参加率がアップするかもしれませんね。

その他のお悩み

お悩み.
1

理事会からのお知らせや防犯セキュリティ関連情報など、マンション居住者だけに伝えたい大事なお知らせ情報がある…

A

「お知らせ掲示板」を使って、コラボを利用できるマンション住民だけにお知らせする事が出来ます。他人に見られることが無いので、情報の安全性が高まります。
お悩み.
2

マンション居住者に対してすぐに情報伝達したい緊急情報（例：貴重品の落し物、マンション設備の故障など）がある・・・

A

確認に時間がかかったり、回覧するのを忘れてしまったり、回覧板などで連絡事項を伝えるのは、時間がかかるものです。
コラボでは、特に重要度や緊急度の高いものは、居住者のＰＣや携帯電話のメールアドレスへ送り、情報を素早く伝えることができます。自分がメールで受け取るかどうかは、もちろん居住者個人で任意に選択することが出来ます。
お悩み.
3

マンションでは長く続く一人暮らし。誰か共通の趣味を持つ仲間との交友があればいいなぁ・・・

A

ペット飼い主仲間やテニスサークル、子育て会、ならいごと教室など、コミュニティ機能で、同じ趣味の仲間を探すことが出来ます。コミュニティに参加して、マンションでの交友関係が広がると、ぐっと生活もしやすくなります。
お悩み.
4

同じマンションの居住者にちょっと相談してみたいことがあるのだけれども・・・

A

「よい内装リフォーム業者さんを知りませんか？」
「トランクルームが空いている方はいらっしゃいませんか？」
「自転車がパンクしてしまい困っているのですが、空気入れを貸してくださいませんか？」
マンション生活では、周りの住民に聞いてみたい事も沢山あると思います。
住民同士で情報をシェアすることで、より生活がしやすくなるでしょう。
また、弁護士さん、会計士さん、お医者さん、建築家、技術者、カウンセラー、、、
ある程度の規模のマンションともなると、多くの人たちが住んでいますので専門家の方々も多くいらっしゃるはずです。何か困った事がある時に、みんなの掲示板に投げかけると、思わぬところから専門家の助言をもらえたり、実際に会ってお仕事が始まるかもしれません。
お悩み.
5

理事長や理事会の頑張りや想いをマンション住民に伝えたいのだが・・・

A

理事会を運営していくのは大変です。　ある一定期間、理事会を運営していくには、メンバーのモチベーションと居住者の応援が必要です。
理事会ブログや理事長ブログを通じて、日々の活動を居住者に伝えていき、マンション管理や、いずれは参加する理事会の活動に興味を持ってもらうことは重要です。
また、居住者のコメントなどで応援されるのは、やはり気持ちの良いものだと思います。
お悩み.
6

マンションの催し物で撮った写真の焼き増しが大変。時間もお金も掛かってしまいます・・・

A

マンションで催し物を行なうこともあると思います。　私のマンションでは、正月の持ちつき大会や、町内運動会などがそれにあたります。
私は理事会の一員として、写真を撮ったりはするのですが、その焼き増しなども大変で時間もお金も掛かってしまいます。
コラボでは、フォトアルバム機能をつけておりますので、簡単に写真画像を登録すれば、マンション居住者の方々はいつでも写真をご確認いただけます。
お悩み.
7

マンションの修繕計画や管理規約など、住民から問い合わせがよくきてしまう・・・

A

マンションの修繕計画や管理規約、その他マンション管理に関する資料などを共有ファイルに保管しておけば、いつでも居住者に見てもらうことができます。
お悩み.
8

排水管のトラブル、建物の不具合など、緊急時にどこへ連絡をしたら良いのかすぐにはわかりません・・・

A

「お役立ち情報に緊急連絡先をまとめておくと便利です。例えば、管理会社のアフターサービス窓口や、お客様相談センターなど、「ここを見ればすぐにわかる」という安心感をお届けできます。
連絡先を探すのに、紙資料を探したり、管理人さんに確認をしたりする手間が削減されます。
お悩み.
9

住民からの投稿意見の取りまとめに手間がかかってしまっている・・・

A

従来、意見箱に投稿された意見は、理事長が全てをとりまとめることも多くあります。コラボの意見箱へ投稿された意見は、理事会メンバーで閲覧し、理事会メンバーから返信することが可能ですので、作業を分散して理事長の作業を軽減することも可能です。
管理会社への意見箱は、管理人さんや管理会社の方々に同じように共有できます。
お悩み.
10

理事会の引継ぎ業務どうしたらいいのだろう・・・

A

マンション管理業務が、できる限りコラボ上で行える仕組みを提供しています。
いざ引継ぎとなった際も、必要な文書や現状の理事会の課題などコラボを確認することで、多くの情報を共有できることを目指しています。
もちろん、人と人との引継ぎが第一ですし、すべての引継ぎ作業が省かれるわけではありませんが、「〇〇の書類がない」など書類紛失などのトラブルは軽減されます。
また、コラボの引継ぎは管理者様連絡先と、ユーザーの権限を変えるだけなので、手間がかからず非常に簡単です。